Soutien à l’administration et au réseau des membres

À ce poste, vous serez responsable de :

• Effectuer des tâches de suivis comptables en collaboration et sous la supervision de notre coordonnatrice à l’administration (8 heures/semaine)
• Effectuer des tâches de soutien aux relations avec les membres en collaboration et sous la supervision de notre coordonnatrice du réseau des membres (8 heures/semaine)

Tâches – volet soutien administratif (8 heures/semaine)

• Vérifier et classer les paiements de factures aux fournisseurs et les remboursements de dépenses;
• Vérifier et classer les dépenses effectuées avec la carte de crédit pour ensuite les enregistrer dans le logiciel comptable;
• Soutenir la coordonnatrice à l’administration dans ses différentes responsabilités en fonction des besoins de l’organisme;
  • Vérification et préparation de paies;
  • Vérifications et préparation de fin d’années (T4A, recension pour audit, etc.)
  • Toutes autres tâches jugées pertinentes.

Tâches– volet soutien au réseau des membres (8 heures/semaine)

• Assurer le suivi des adhésionset des renouvellement des membres ;
• Assurer la gestion de l’agenda et du calendrier pour les différentes rencontres et activités avec les membres (entrée d’agenda, invitations, etc.) ;
• Assurer la mise à jour des listes d’envoi et des coordonnées des membres ;
• Rédiger les courriels de suivi, de mise à jour aux membreset de prise de contact ;
• Rédiger les comptes-rendus et les procès-verbaux des rencontres tenues avec les membres;
• Soutenir la coordonnatrice du réseau des membres dans ses différentes responsabilités en fonction des besoins de l’organisme :
  • Recherche et préparation de dossier;
  • Rédaction de procédures et de rapports;
  • Toutes autres tâches jugées pertinentes.

• Facilité à travailler avec les chiffres;
• Être confortable à effectuer des tâches répétitives;
• Grand sens de l’organisation et bonne capacité à prioriser;
• Grande rigueur et souci du détail;
• Facilité à suivre des consignes et à appliquer des procédures;
• Facilité à apprendre et maitriser de nouveaux logiciels informatiques;
• Aptitudes marquées pour le travail d’équipe et le codéveloppement ;
• Sens de la discrétion et la diplomatie dans les communications ;
• Détermination à travailler selon une approche anti-oppressive et antiraciste et disposé.e à suivre des formations en ce sens, au besoin.

• Excellente maitrise de la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Bonne maitrise de la langue anglais à l’écrit;
• Excellente connaissance des réalités 2SLGBTQI+;
• Expérience préalable de travail au sein d’un organisme à but non lucratif 2SLGBTQI+; (atout)
• Expérience préalable dans un poste de soutien administratif ou lié à la comptabilité (atout important)
• Connaissance et maitrise de l’entrée de données sur un logiciel de comptabilité SAGE 50 (atout important) ;
• Connaissance et maitrise du logiciel Asana (atout important);
• Connaissance et maitrise du logiciel Slack (atout)
• Connaissance et maitrise de la suite Office;
  • Spécifiquement Outlook, Sharepoint et Onenote